Los Congresos, son reuniones profesionales a gran escala, nacionales o internacionales. Dirigidas a un sector determinado, se celebran para presentar, analizar y exponer criterios sobre técnicas, proyectos y estudios de interés profesional, científico o médico-sanitario.

En Adi&co, estamos especializados en este tipo de reuniones.

Y, por eso, nuestro equipo de azafatas y azafatos saben muy bien como ejecutar sus tareas.

Es fundamental que el personal que atiende y apoya a la organización en un Congreso conozca muy bien las especificaciones de cada puesto de trabajo. Mediante formación especializada y el briefing previo facilitado por el cliente el equipo conoce al detalle las características del evento.  Aunque hay una base idéntica, cada Congreso es diferente, y el organizador tiene que aportar unas pautas de actuación a los equipos de Azafatos.

También es imprescindible que conozcan perfectamente la sede donde se va a desarrollar el Congreso. Y, por supuesto, todas las medidas de prevención de riesgos y de seguridad.

Nuestros clientes delegan en nosotros todo lo referente a la atención y apoyo en la organización en los siguientes puestos:

SECRETARÍA TÉCNICA

Hace las funciones intermediarias entre los congresistas y el Comité Organizador, llevada a cabo por un  Organizador Profesional de Congresos.  Nuestros equipo de azafatas y azafatos dan soporte y apoyo atendiendo a los congresistas durante la entrega de documentación, y ayudan en todas las posibles incidencias que puedan surgir en el mostrador de secretaría: nuevas inscripciones, modificaciones, consultas, etc.

SECRETARÍA CIENTÍFICA

Es la encargada  de la preparación del programa y de la relación con los distintos ponentes.  Nuestros equipos aportan los conocimientos y experiencia necesarios para poder atender correctamente las necesidades específicas en este puesto de trabajo: idiomas, formación especializada, y conocimientos avanzados administrativos y de informática para poder apoyar a los ponentes con sus ponencias y comunicaciones, y a la organización con los posibles cambios en el programa, elaboración de diplomas, certificados, etc.

SECRETARÍA TURÍSTICA

Se encarga de todas las gestiones de alojamiento y viajes tanto de ponentes como de congresistas, así como del programa de acompañantes.

Nuestro personal especializado en turismo aporta al organizador sus conocimientos y experiencia. Y lo hace apoyando a los agentes de de información turística, dando un servicio personalizado a los asistentes y acompañantes,  y ayudando en las labores de traslados y transfers.

SECRETARÍA DE EXPOSICIÓN COMERCIAL

La exposición comercial, es un escaparate donde las empresas presentan sus productos y servicios. En la secretaría de exposición, se atienden las necesidades concretas de los expositores. Nuestras Azafatas se encargan de apoyar a la organización en sus gestiones, relativas a montaje y desmontaje de stands, documentación específica, logística, etc.

AZAFATAS DE SALA

El personal encargado de la asistencia en sala, está específicamente formado para controlar que todo esté siempre en perfecto orden dentro de la sala: desde los equipos audiovisuales, hasta la documentación y cartelería necesaria en cada ponencia. Por eso intervienen siempre que es necesario. Por ejemplo en los cambios de ponentes, turno de preguntas, atención a la mesa de presidencia. También en la  entrega de equipos de traducción simultánea e, incluso, apoyando a los equipos de protocolo.

Todos estos puestos de trabajo y muchos otros (dependiendo de las necesidades específicas de cada congreso), tienen que estar cubiertos por personas capacitadas para hacerlo.

Es importante contar con una empresa especializada que disponga de equipos preparados y formados para realizar estas labores. El éxito de un Congreso depende de ello en gran medida, y en Adi&co lo sabemos y lo transmitimos a nuestros clientes.

El equipo de azafatas y azafatos es esencial

Tienen que estar seguros de que la empresa que apoyará en la organización de su congreso está especializada. Que tiene experiencia en este tipo de reuniones y sabe lo que hace. Además, se debe exigir que:

• El personal de apoyo esté debidamente contratado.
• Que la empresa cumpla todas las medidas legales al respecto:
  • Salarios según convenio.
  • Seguro de responsabilidad civil.
  • Formación específica a sus trabajadores.
  • Formación en prevención de riesgos laborales.
• La dirección de la empresa participe directamente en las reuniones y briefing de formación.
• La coordinación del equipo de azafatas y azafatos es fundamental. También es necesaria una supervisión general en todos los congresos para que los equipos profesionales rindan al máximo.

El cliente debe centrarse en las cuestiones específicas del evento y despreocuparse de todo lo demás delegando en una empresa profesional.

Y para eso estamos  nosotros, nuestro equipo de azafatas y azafatos.
En Adi&co nos involucramos 100% con nuestros clientes, y su evento es nuestra máxima prioridad.